仕事を効率化するための第一歩は「日報」




何だかいつも忙しい気がする、時間があっという間に過ぎていく、仕事がありすぎて終わらない…

はい、それは社会人1年目の私のことです。ほぼ終電帰り、土日出勤、でも営業成績は振るわずという。そこから効率化を目指してまず取り組んだのが「日報」でした。あれから何年か経ちますが、今振り返ってもこの習慣は役に立ったと思います。

仕事をもっと効率化できる方法があればなあと思ったら、そのためのツールは「日報」です。

効率化の第一歩は現状把握

まず始めに、1日のうち自分が何にどのくらいの時間を使っているのか、しっかり把握すること!自分が何にどのくらい時間を割いているのか明確でなければ、効率化を目指して改善することはできませんよね。

明確にできた後、自分の1日を振り返りながら改善していく。何かできたか、できなかったか。できなかったことは、どうすればよかったのか。それが次のステップになります。

具体的に、私が使っていた日報はこちらです。
チームメンバーに毎日メールで送信していました。

日報サンプル(ある日の例)

【本日の活動】
<AM>
●プレスリリース送付後メディア対応:0.5h
●展示会ポスターデザイン制作:2.5h
<PM>
●キャンペーンガントチャート作成:2h
●打ち合わせ:1.5h
●電話対応:0.25h
●カタログ発送:0.25h
●学会用VIPリスト更新、マニュアル制作:1h

【所感】
出版社は急な広告キャンセルが出ると、空き枠を埋めるために通常価格から大幅値引きで広告掲載提案を行う。現状、当社では期初あるいは企画案段階で予算申請額が決まっているため急な決済が難しい。イレギュラー予算申請用に予備費も見込んでおきたい。

作成のポイント

  • 掛かった時間を把握すること
  • 改善点を見つけ、改善案の実行につなげること

「このくらいのチラシデザインなら1時間で終わるな」と思っていて、実際には3時間掛かっていたとしたらどうでしょう。

所要時間を把握することなく業務を進めていけば、様々なトラブルが発生します。予定が遅延して求められるクオリティが担保できない。プロジェクトの後工程が滞ってしまう。想定外の残業をすることになる。そうならないためにも、時間の把握は重要です。

得られる効果

  • 各タスクの所要時間を知ることで、予定の立て方の精度が上がる
  • チームで正しい優先順位でプロジェクトを進行できる

部下へ短納期で依頼している仕事が一向にタスクに上がってこなければ不安になっちゃいますよね。あらかじめ把握して声掛けをすることで、トラブルを未然に防ぐことができます。チームの誰かが、あるタスクに膨大な時間を割いていたら、分担を見直すこともできます。

上司から「今、〇〇の仕事をやってくれてて忙しいと思うんだけど、こっちの仕事が急ぎで入っちゃって。こちらを先にお願いできるかな」と言われるのと。「いま何やってるの?これ急ぎでお願い」と言われるのと。印象ちがいますよね。お互いにとって、またチームにとって情報共有って大事!

日報の書き方は色々な種類があります。より自分にとって使い勝手の良いものを採用していくと良いと思います。例えば他には、ワークライフバランス社の朝夜メール。朝夜メールは、朝メールでタスクと時間配分の予定を関係者へ共有し、夜メールで見積もりと実際に掛かった時間との差を意識できるというものです。これを使っていた時期もありますが、時間差を明確に知れたのは大きなメリットでした。

また、とあるコンサルティングファーム出身の上司は、Excelでタスクとスケジュールの進捗管理をされていました。チームもそのフォーマットを取り入れていましたが、抜け漏れがなくなり、こちらもおすすめです。

日報は、1日10分で、仕事の効率化ができる素晴らしいツールです。
ぜひ1年後、3年後の自分のために、自身も継続していきたいと思います。