展示会を成功に導く準備スケジュール:企画~当日までの流れ




ひとつのイベントにつき数十万、あるいは数百万。(特にBtoBメーカーにとって)広告宣伝費の中でも多くを占める展示会費用。せっかく多額の出展料を支払ったんだもの、売上に繋げたい!成功させたい!効果を最大化するための準備スケジュールについて、まとめてみました。

展示会準備の流れ

大きく3つのフェーズに分けて考えてみたいと思います。

1.企画、検討(~3か月前)

  • 目的、目標の設定
  • 展示コンセプトの決定
  • 概算費用の算出
  • 社内承認取得
  • スケジュール(ガントチャート)作成

 

定量的な目標設定を逆算して数値化

まず重要なのは、明確な目標設定。展示会が成功したかどうかの費用対効果がこれで決まります。はじめはちょっと面倒かもしれませんが、目標受注件数(あるいは目標受注金額)、見積提出数、有効商談件数、見込み顧客数、目標集客人数等を明確にします。感覚じゃなく数字で!定量化大事!

展示コンセプトが展示会に関わるあらゆるものを率いる

展示会のコンセプトは、ブースレイアウト、販促物のデザイン、声掛けやセールストークに至るまで影響を及ぼします。一言で共有できるコンセプトを設定することで、展示会に関わるあらゆるものの雰囲気を統一することができます。

ガントチャートを作成しタスクの抜けもれがないよう管理

大きな展示会であればあるほど、複数のメンバーでプロジェクを進行しますので、進捗管理のためのガントチャートを作りましょう。ガントチャートがないと「えーっと、誰が、いつまでに、何をやるんだっけ?」とつぶやいている間に抜け漏れが発生して大変なことに。ガントチャートがあればそんな心配は無用。クラウドサービスやアプリでスケジュール管理ができるサービスも豊富に登場していますし、どんどん活用しましょう。とはいえ、プロジェクト構成メンバーの年齢層が高い場合はExcelで行程管理をしてますが。

私が使用しているEcxelフォーマットは、無料でダウンロードできるonocomさんのものです。めちゃ便利。ありがとうございます!

【Office】Excelでプロジェクト管理(工程・実績管理・スケジュール管理)するためのガントチャート・テンプレートを作りました。

 

2.準備、集客(~1週間前)

  • 事務局へ必要書類提出
  • ブースレイアウト決定
  • 販促物デザイン制作
  • 集客(Web、DM 等)
  • 展示品、備品手配
  • ヒアリングシート作成
  • 運営マニュアル作成
  • 荷造り、発送

 

事前集客はセールスの声掛け、DM、メールマガジン等を活用

展示ブースへ足を運んでくださるお客様のなかには、会社のことを知っている方も多くいらっしゃいます。目新しいものがないかどうか、見に来てくれるのです。何年か前に商品を購入いただいたお客様、関係する業界でジャンルの違う商品を購入されたお客様、新しい商品を検討中のお客様。ぜひ積極的にアプローチして、展示会ブースへ足を運んでいただけるようにしましょう。

運営マニュアルは運営スタッフにとっての教科書

運営マニュアル作成は、これさえあれば当日を乗り切れるという資料です。目標、目的、コンセプト、出展小間位置、ブースレイアウト、事前に集客として行った施策、困った時のトークスクリプト、ヒアリングシート、搬出入方法、当日のメンバースケジュール、プロジェクトメンバーの当日連絡先一覧…。ひとつの展示会に関わる全ての情報を暗記できる人物はいません。みんな人間だもの。運営マニュアルはいつでも見れる教科書です。

 

3.運営、フォロー(当日~1週間後)

  • 声掛け、ブース集客
  • 来場者対応
  • 名刺データ集計
  • ヒアリングシート集計
  • 見込み客フォロー
  • 目標の振り返り
  • 報告書作成

 

来場者対応は事前に一通りのフローをロールプレイング

準備段階で、お客様案内のロールプレイングを行っておきます。展示会当日はブース内に営業、技術、マーケティング担当等、複数の担当者が混在しているためです。例えば「声掛けやノベルティ配布で立ち止まったお客様を、デモンストレーションへ案内、〇〇についてご紹介し、〇〇の場合にキャンペーンチラシをお渡し、ヒアリングシート記入、お見送り後に名刺スキャンを行う」等です。シミュレーションって大事ですよ。準備段階の打ち合わせで気づけなかったことが、当日の朝になって初めて明らかになることもありますから。

改善個所に気づいたらその場でメモ、課題と改善策は併記してリスト化

人間の記憶力は、1時間後には44%しか残らず、1日後には26%しか残りません。次回への改善箇所に気づいたら、その場で即、メモして残しておきましょう。その後、振り返りを行い課題と改善策(次回は〇〇を〇〇する 等)までを併記してリスト化します。1年後、同じ展示会に出展する際、絶対に役立ちます。

 

以上、出展される展示会の種別や予算によって準備内容は様々ですが、BtoB企業が展示会を最大限活用し効率的にセールスリードを得られる準備スケジュールについてまとめました。

もう知ってるよーってことばかりだったらすみません。ここまで書いておきながら、展示会に出展するたびに「もっとこうしたら良かった」「あれをやっていたら」とか反省ばかり。勉強することばかりです。ちょっとずつでもブラッシュアップ!

これから展示会に臨まれる方へ、効果最大化のヒントとなりましたら幸いです。

 

BtoB展示会出展を成功させるための集客のコツやリード獲得のポイント7つ

2018.03.04